Evaluation of the System of Dispensation of Drugs in Intrahospital Services, of a Health Unit of Riobamba

Introduction: In Ecuador, many health institutions have not yet migrated to the Unit Dose Dispensation / Distribution System for Medications, which ensures the correct, safe and rational use of medications. Objective: The medication dispensing process in a Riobamba health unit was evaluated as part of the service quality improvement process. Methodology: Information was collected during three months of investigation, from the in-hospital services of hospitalization, intensive care unit, operating room and emergency. The instruments used for the evaluation corresponded to medical prescriptions, medication and medical device request sheets, medication return record sheets and labeling of boxes. Results: In the medical prescriptions as in the record sheets for the return of evaluated drugs, the main drawback was presented in the writing of the pharmaceutical form and the absence of mandatory data for the identification of the patient. In the total of the registers for the return of medications, the absence of the reason for the return of the medications was identified. The medication dispensing process was considered a critical point within the evaluation, since throughout the review period it was observed that the boxes did not have the minimum required labeling, for the correct identification of the patient. Conclusion: It was concluded that the dispensing system presented critical flaws, such as: deficiencies in the supply of medications, dispensing errors, lack of pharmacotherapeutic follow-up and little participation of the pharmaceutical professional. Keywords: dispensing, medication, medication error. Resumen Introducción: En Ecuador, muchas instituciones de salud aún no migran al Sistema de Dispensación/Distribución de Medicamentos por Dosis Unitaria, el cual asegura la correcta, segura y racional utilización de los medicamentos. Objetivo: Se evaluó el proceso de dispensación de medicamentos en una unidad de salud de Riobamba, como parte del proceso de mejoramiento en la calidad del servicio. Metodología: Se recolectó información durante tres meses de investigación, de los servicios de intrahospitalarios de hospitalización, unidad de cuidados intensivos, quirófano y emergencia. Los instrumentos utilizados para la evaluación correspondieron a recetas médicas, hojas de requerimiento de medicamentos y dispositivos médicos, hojas de registro de devolución de medicación y rotulación de cajetines. Resultados: En las recetas médicas como en las hojas de registro de devolución de medicamentos evaluadas, el principal inconveniente se presentó en la escritura de la forma farmacéutica y la ausencia de datos obligatorios para identificación del paciente. En el total de los registros de devolución de medicamentos, se identificó la inexistencia del motivo de la devolución de los medicamentos. El proceso de dispensación de medicación, se consideró un punto crítico dentro de la evaluación, ya que durante todo el período de revisión se observó que los cajetines no contaban con la rotulación mínima requerida, para la identificación correcta del paciente. Conclusión: Se concluyó que el sistema de dispensación presentaba fallas críticas, tales como: deficiencias en el suministro de medicamentos, errores de dispensación, falta de seguimiento farmacoterapéutico y la poca participación del profesional farmacéutico. Palabras clave: dispensación, medicamentos, error de medicación.