El papel del archivero en la gestión del riesgo asociada a la gestión de documentos

La gestión de riesgos apareció a mediados del siglo XX dentro de las empresas privadas. No obstante, la relación de la gestión del riesgo con la gestión documental es relativamente reciente y la mayoría del conocimiento se concentra en las normativas internacionales. El objetivo de este trabajo es aplicar la metodología de gestión de riesgos asociados con la gestión de documentos en el proceso de implantación de la Administración Electrónica en el Gobierno de Aragón. Se concluye con la necesidad de integrar las materias de gestión de riesgos y de gestión documental en el proceso de implantación de la administración electrónica. Risk management appeared in the mid-20th century within private companies. Nevertheless, the relationship between risk management and records management is relatively recent and most of the knowledge is concentrated in international regulations. The aim of this study is to apply risk management methodology to records management in the process of implementation of electronic Administration in the Government of Aragon. It is concluded the need to integrate the subjects of risk management and document management in the process of implementation of electronic administration.

Datos abiertos y reutilización en el contexto de la Estrategia europea de datos

En los últimos años hemos asistido a un importante proceso de modernización tecnológica en España que ha afectado a las Administraciones Públicas. Más allá de las limitaciones en la regulación, en este proceso se percibe la importancia de los datos en general y de los datos abiertos en particular como uno de los ejes principales para reforzar las exigencias y principios del Gobierno Abierto. En esta ponencia se pretende analizar la evolución del marco normativo aplicable en España y ponerlo en relación con las recientes iniciativas que está impulsando la Unión Europea para promocionar la reutilización de la información del sector público y los datos abiertos. In the last few years we have witnessed a significant process of technological modernisation in Spain that has impacted on Public Administrations. Beyond the limitations in the regulation, in this process the importance of data and open data particularly is perceived as one of the main axes to strengthen the requirements and principles of Open Government. This lecture aims to analyse the evolution of the regulatory framework applicable in Spain and to connect it with the recent initiatives being promoted by the European Union to foster the reuse of public sector information and open data.

Mujeres: Guerra Civil y represión en Alicante

Este artículo presenta fuentes documentales sobre mujer, guerra civil y represión franquista, custodiadas en el grupo de los archivos históricos provinciales, utilizando como referencia el Archivo Histórico Provincial de Alicante. Un campo de investigación indispensable para entender nuestra historia reciente. This article presents documentary sources on women, civil war and Francoist repression, kept in the group of provincial historical archives, using the Alicante Provincial Historical Archive as a reference. An indispensable field of research to understand our recent history.

¿Cómo de lleno está el vaso?

Este artículo revisa los treinta años de experiencia de los profesionales de los documentos respondiendo al desafío de la transformación digital de los procesos de trabajo, con especial referencia a Australia. Mantiene que el desafío ha demostrado ser un problema perverso, que ha impedido una fácil resolución. Aunque se han identificado algunas estrategias útiles y se han logrado algunos avances, la situación general es que la situación de la gestión de documentos digitales continúa deteriorándose. Se apuntan varias razones para esta aparente falta de progreso, al igual que las tendencias y problemas emergentes, como el ‘big data’. El autor sostiene que no existen soluciones rápidas o “soluciones mágicas” y que deberíamos reducir nuestras expectativas de éxito. Sin embargo, mantiene que ahora existe una gama de buenos estándares, herramientas y modelos que se pueden implementar para tratar de lograr resultados de gestión de documentos ‘suficientemente buenos’, pero que nuestra profesión debe ser resiliente, flexible, realista y decidida a enfrentarse a las inevitables frustraciones y contratiempos. This paper reviews 30 years of experience of records professionals responding to the challenge of digital transformation of work processes, with particular reference to Australia. It argues that the challenge has proved to be a wicked problem, which has defied easy resolution. Although some useful strategies have been identified and some progress has been made, the overall situation is that the state of digital recordkeeping is continuing to deteriorate. Various reasons for this apparent lack of progress are discussed, as are emerging trends and issues, such as ‘big data’. The author argues that there are no quick fixes or ‘silver bullet’ solutions and that we should lower our expectations of success. He argues, nevertheless, that there now exists a range of good standards, tools and models that can be deployed to try to achieve ‘good enough’ recordkeeping outcomes, but that our profession has to be resilient, flexible, realistic and determined in the face of inevitable frustrations and setbacks. TRANSFORMACIÓN DIGITAL | DATOS | AUSTRALIA | GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

BIM, una revolución para la gestión documental de las obras públicas

La metodología BIM (Building Information Modeling) o modelado de información de la construcción consiste en el trabajo colaborativo de los agentes implicados en la creación y gestión de un proyecto de construcción de un edificio o una infraestructura, basado en la centralización de la información en un modelo digital. Esta transformación digital está generando un nuevo escenario para la gestión documental de las obras públicas, que afecta tanto al sector privado como público: la producción de documentos por los consultores, la captura en los sistemas de información de la administración, la conservación en los Archivos Únicos Electrónicos, así como el acceso y la difusión. En este contexto resulta imprescindible la armonización entre la digitalización de las administraciones públicas y del resto de agentes del sector de la construcción. BIM methodology (Building Information Modelling) is a collaborative project between the agents involved in the creation and management of a building or infrastructure construction project, which is based on centralising the information by using a digital model. This digital transformation is generating a new scenery in the area of the documentation management of public works which affects both private and public sectors: production of documents by consultants, the entry in management and information systems, the conservation in the so-called Unique Electronic Archives as well as access and dissemination. In this context it is essential to coordinate public administration digitalization with the rest of the agents involved in the building sector.

¿De verdad estamos capacitados para archivar la “república de los datos” en un entorno digital?

Ante unas administraciones públicas que se centran en los datos, el autor se cuestiona en este texto si la profesión está capacitada –o si, al menos, así lo entiende nuestra organización–, para hacernos cargo de los datos de los sistemas de información pública; si realmente poseemos una formación suficientemente cualificada y las herramientas específicas necesarias; y si tenemos el posicionamiento adecuado en las estructuras administrativas para gestionarlos y aplicarlos de forma transversal. Facing of the public administrations that focus on data, the author queries in this text if the profession is qualified ‘or if, at least our organization understands it that way’ to take over the data of the public information systems, if we really have a sufficiently qualified training and the necessary specific tools and if we have the appropriate positioning in the administrative structures to manage and apply them in a transversal way.

Los datos: ¿una amenaza?

El salto de los datos a la primera plana de la gestión de la información está moviendo los cimientos de la disciplina archivística. Conceptos ya consolidados por la gestión documental se ven clonados en un ámbito que posee un atractivo mediático y una pátina de modernidad muy superiores a la gestión documental. Es inevitable, pues, que la gestión de datos sea percibida por el colectivo archivístico como una potencial amenaza. Hasta dónde es real esta amenaza, y de qué forma se puede positivar, es lo que se analiza en este artículo. El análisis se realiza no desde la perspectiva archivística, sino desde la perspectiva de la propia gestión de datos y de sus actores. Partiendo en primer lugar de las necesidades de la analítica de datos y de los científicos de datos, el autor analiza de dónde se obtienen estos datos y, utilizando como marco de referencia el modelo DMBOK2 de gestión de datos, qué oportunidades ofrece este origen para la gestión documental. The leap of data management to the forefront of information management is shaking the foundations of the archival discipline. Concepts consolidated by records management far away are cloned by a discipline with a media attraction and a look of modernity widely higher than records management. It is therefore unavoidable that records management looks data management as a potential threat. This article analyzes to what extent this threat is real, and how it can be converted to an opportunity. The analysis is carried out not from the archival perspective, but from the data management perspective and its agents. Starting from the needs of data analytics and data scientists, the author analyzes the sources of the data and, using the DMBOK2 data management model as a framework, what opportunities are opening for records management.

Gestión y visualización de datos abiertos gubernamentales

La Junta de Castilla y León ha creado un portal web donde informa diariamente sobre la situación del coronavirus (COVID-19) en Castilla y León: https://analisis.datosabiertos.jcyl.es/pages/coronavirus/ A través de tablas, visualizaciones y notas explicativas de fácil comprensión para todos, junto con una API de consulta y datos brutos descargables en formatos reutilizables, se ofrece toda la información de salud sobre el impacto de la pandemia. La información está estructurada en secciones que han crecido en número y datos a medida que evolucionaba la situación. Se ha convertido en el portal de la Junta de Castilla y León más visitado de toda su historia. Junta de Castilla y León has created a web portal where it reports daily on the situation of the coronavirus (COVID-19) in Castilla y León: https://analisis.datosabiertos.jcyl.es/pages/coronavirus/ Through tables, visualizations and explanatory notes that everyone can easily understand, together with a query API and downloadable raw data in reusable formats, all health information on the impact of the pandemic is offered. The information is structured into sections that have grown in number and data as the situation evolved. It has become the most visited portal of the Junta de Castilla y León in all its history.

El archivero/a como DPD

¿Es el archivero/a realmente una opción para que las organizaciones piensen en él como delegado/a de protección de datos? ¿Está el archivero/a capacitado y listo para asumir ese cargo, llegado el momento? Estas cuestiones son las que se plantearán en el presente artículo, en un intento de esclarecer dudas de terceros y de la profesión, sobre la figura del archivero/a-DPD. Se incidirá en las funciones y competencias de ambos y, por último, se aportará un ejemplo práctico de elaboración de una herramienta fundamental tanto para la gestión documental como para el RGPD: el Registro de actividades de tratamiento. Is the archivist really an option for organizations to think of him/her as a Data Protection Officer? Is the archivist trained and ready to take on that role, when the time comes? These questions are those that will be raised in this article, in an attempt to clarify doubts, from third parties and from the profession, about the figure of the archivist-DPO. The functions and competencies of both will be emphasized and, finally, a practical example of the development of a fundamental tool for both document management and the RGPD will be provided: the Record of processing activities.

La creación y desarrollo del sistema de archivos de CC.OO. de Castilla y León a partir de la formación en gestión documental y archivo

El objetivo de este artículo es presentar cómo el desarrollo de un plan de formación básico en gestión documental y archivo ha sido determinante en el inicio del proceso de creación e implantación del Sistema de Gestión Documental en el sindicato Comisiones Obreras de Castilla y León. Para ello se ha aplicado una metodología de estudio de caso cuyos resultados muestran la importancia que la formación ha tenido en la creación de una “cultura de archivo” a partir de la cual es posible diseñar y desarrollar de un Sistema de Gestión Documental adaptado a la idiosincrasia de la organización sindical. This article aims to show the relevance of the development of a Basic Training in Document Management and Archives in the document management system implementation in the Spanish Union Comisiones Obreras in Castille and Leon. Through a case study methodology we observe how the training has created an “archive culture” that helps in the creation of the Document Management System of the Labour Union Organization.