Systemy EZD w urzędach administracji publicznej w Polsce w latach 2011–2019. Rzeczywista liczba wdrożeń versus budowa marki narzędzi informatycznych

Celem artykułu jest próba ustalenia liczby rzeczywistych wdrożeń systemu EZD w podmiotach, dla których obowiązujące jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. oraz interpretacja wyników dotychczasowych badań prowadzonych przez wybrane instytucje przy użyciu niejednorodnych metod badawczych. Badanie ma na celu pokazanie zjawiska nadinterpretowania przez producentów, a nierzadko także samych urzędników, funkcjonalności narzędzi informatycznych wspomagających pracę kancelaryjną. W artykule podjęto próbę udowodnienia przyczyny tego zjawiska. Do analizy wykorzystano dane zgromadzone na zlecenie resortu cyfryzacji z lat 2012–2015, Głównego Urzędu Statystycznego z lat 2015–2019, dwóch zrealizowanych projektów studenckich (dotyczących wdrażania systemów EZD w urzędach na terenie całego kraju oraz w województwie małopolskim) oraz protokoły kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (protokoły kontroli archiwum zakładowego) z lat 2011–2019, dotyczące jednostek administracji publicznej z terenu objętego nadzorem archiwalnym przez Archiwum Narodowe w Krakowie. EDM systems in public administration offices in Poland in 2011–2019. Actual number of implementations versus building a brand of IT tools The purpose of this paper is to attempt to determine the number of actual EDM system implementations in institutions subject to the provisions of Prime Minister’s Ordinance of 18 January 2011 and to interpret the results of research conducted so far by selected institutions using heterogeneous research methods. The aim of the study is to demonstrate the phenomenon of overinterpretation of the functionality of IT tools supporting administrative work by their manufacturers and often also by the officials themselves. The article attempts to provide evidence for the causes of this phenomenon. The analysis uses data collected upon the order of the Ministry of Digitization for the years 2012–2015, the Central Statistical Office data for the years 2015–2019, two completed student projects (concerning the implementation of EDM systems in offices countrywide and in Małopolskie Voivodship), and audit reports regarding compliance with the regulations on the national archival resource and archives (reports from audits of company archives) for the years 2011–2019, concerning public administration units from the area placed under archival supervision of the National Archive in Kraków.

Możliwości zastosowania sztucznej inteligencji i blockchain… w działalności archiwalnej. Przegląd doświadczeń zagranicznych

W artykule przedstawiono możliwości zastosowania technologii sztucznej inteligencji oraz blockchain w działalności archiwalnej. Przedmiotem analizy były wyniki projektów badawczych realizowanych w ostatnich latach z udziałem zagranicznych archiwów. Tekst artykułu powstał w oparciu o przegląd anglojęzycznej literatury przedmiotu. Szczególną uwagę zwrócono na informacje zawarte w raportach i sprawozdaniach z badań poświęconych problematyce wykorzystania nowych technologii na gruncie archiwalnym. Przedstawione w artykule przykłady dowodzą, że sztuczna inteligencja i blockchain znajdują zastosowanie w różnych obszarach działalności współczesnych archiwów. Technologie na nich oparte mają potencjał, aby zautomatyzować procesy wartościowania i selekcji dokumentacji elektronicznej oraz wspierać identyfikację danych wrażliwych zawartych w e-dokumentach. Innym polem ich zastosowania są systemy wyszukiwania i udostępniania materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej, jak też platformy do rozpoznawania tekstu i struktury dokumentów historycznych. Blockchain, czyli technologia rozproszonego rejestru i łańcuchów blokowych, pozwala zachować integralność i autentyczność obiektów cyfrowego dziedzictwa archiwalnego. Possibilities of using artificial intelligence and blockchain in archival activities. Review of international experiences The article presents the possibilities of using artificial intelligence and blockchain technology in archival activity. The analysis covers results of research projects carried out in recent years with participation of foreign archives. The text of the article is based on a review of literature available in English. Particular attention was given to information contained in research reports devoted to application of new technologies in archival work. The examples presented in the article prove that artificial intelligence and blockchain are used in various areas of activity of modern archives. Technologies based on them have the potential to automate the processes of evaluation and selection of electronic documents and to support identification of sensitive data contained in e-documents. Another possible field of application for such technologies are the systems for searching and accessing archival materials in digital form, as well as platforms for recognition of text and structure of historical documents. Blockchain, or distributed ledger and blockchain technology, preserves the integrity and authenticity of digital archival heritage objects.

Transkribus im Archiv – Ein polnisch-deutsches Projekt… zur Handschriftentexterkennung an historischen Dokumenten

[Transkribus in the archives – a Polish-German project of reading historical documents] Even 10 years ago, the idea that historical manuscripts, regardless of time of creation and origin, could be „read“ and searched using automated processes seemed unrealistic. However, thanks to modern machine learning methods and the use of artificial intelligence, it is now possible. Following the development of Transkribus platform (http://transkribus.eu/), a tool has become available that allows free open access to this technology. Handwriting recognition permits automatic conversion of large numbers of historical manuscripts into fully legible texts. This development will influence and change the work of archives over the next several years, especially with regard to how their collections are made accessible digitally. Using the example of a Polish-German cooperation project, the article presents the use of handwriting recognition technology in the context of an archival digitisation project and discusses the technical requirements, technological work input and results of using Transkribus in an archive. [Transkribus w archiwum – polsko-niemiecki projekt odczytania dokumentów historycznych] Jeszcze 10 lat temu pomysł, że rękopisy historyczne, niezależnie od czasu i pochodzenia, można „czytać” i przeszukiwać za pomocą zautomatyzowanych procesów, wydawał się nierealny. Dzięki nowoczesnym metodom uczenia się maszynowego i wykorzystaniu sztucznej inteligencji jest to obecnie możliwe. Wraz z rozwojem platformy Transkribus (http://transkribus.eu/) dostępne jest narzędzie, które pozwala na otwarty dostęp do tej technologii. Rozpoznawanie pisma ręcznego umożliwia automatyczną konwersję dużej liczby rękopisów historycznych na w pełni czytelne teksty. Ten rozwój wpłynie i zmieni pracę archiwów w perspektywie kilkunastu lat, zwłaszcza sposób cyfrowego udostępniania ich zbiorów. Na przykładzie polsko-niemieckiego projektu współpracy, w artykule przedstawiono wykorzystanie technologii rozpoznawania pisma ręcznego w kontekście projektu digitalizacji archiwalnej oraz omówiono wymagania techniczne, wkład prac technologicznych i rezultaty wykorzystania Transkribusa w archiwum.

Digitalizacja materiałów archiwalnych w świetle prawa autorskiego. Zagadnienia wybrane

W artykule przedstawiono problematykę digitalizacji materiałów archiwalnych, pod którym to pojęciem rozumie się przekształcanie ich tradycyjnego zapisu do cyfrowej postaci. Obecnie coraz częściej materiały archiwalne istnieją od początku w formie cyfrowej. Dawniej przybierały jednak formy wydrukowanych książek, spisanych dokumentów itp. Rozwój technologii sprawia, że bardzo duża część archiwów dokonuje cyfryzacji swoich tradycyjnych zbiorów, m.in. w celu sprawniejszego udostępniania materiałów archiwalnych. Po nadaniu archiwaliom cyfrowej postaci, mogą być one rozpowszechniane na dużą skalę za pośrednictwem Internetu. Takie zabiegi nie są jednak często obojętne z punktu widzenia obowiązujących w danym państwie przepisów z zakresu prawa autorskiego. Czasami regulacje te przewidują zasady, na jakich może odbywać się digitalizacja. Problematyka, której dotyczy artykuł, jest bardzo szeroka. Dlatego też analizie poddano najważniejsze aspekty zagadnienia, mające praktyczny walor dla działalności archiwalnej. W artykule poruszono m.in. problem udostępniania materiałów w postaci cyfrowej. Odniesiono się do nowych przepisów, w tym z zakresu dzieł osieroconych. Digitalization of archival materials in the light of copyright law. Selected issues The article presents the issue of digitization of archival materials, which is the transformation of their traditional form into a digital one. Currently, more and more archival materials are born in digital form. In the past, however, they were created especially as copies of printed books, written documents, etc. Due to the development of technology a large part of archives is digitalizing their traditional collections in order to make access to archival materials more efficient. Once the archives have been digitized, they can be made available on a large scale via the Internet. However, such activities are often not indifferent to the copyright law of a particular country. Sometimes these regulations provide certain rules under which digitization may take place. The problem addressed in the article is very broad. That is why the analysis covers the most important aspects of the issue which have practical value for archival policy. Some topics have been excluded. The article discusses, among others, the problem of making the materials available to the public in digital form. Reference is made to the new legislation, including that concerning orphan works.

Od Hermanna Hoogewega do Hermanna Golluba: Z dziejów Archiwum Państwowego w Szczecinie (Staatsarchiv Stettin). Recenzja monografii Macieja Szukały, Archiwum Państwowe w Szczecinie w latach 1919–1945. Ludzie i działalność, Archiwum Państwowe w Szczecinie, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w Warszawie, Szczecin–Warszawa 2019, ss. 269

Recenzowana monografia omawia dzieje Archiwum Państwowego w Szcze­cinie (Staatsarchiv Stettin) w okresie od wybuchu pierwszej wojny świato­wej do zakończenia drugiej wojny światowej. W tych latach dyrektorami archiwum byli kolejno: Hermann Hoogeweg (1913–1923), Otto Grotefend (1923–1930), Erich Randt (1930–1935) i Adolf Diestelkamp (1935–1945). W okresie II wojny światowej, w związku ze służbą wojskową Adolfa Die­stelkampa, funkcje kierownika archiwum pełnili Fritz Morré (1939–1941) i Hermann Gollub (1941–1945). Działalność archiwum została ukazana w monografii przez pryzmat funkcji, jakie pełnią instytucje tego typu (gro­madzenie, przechowywanie, opracowywanie i udostępnianie zasobu), na tle przemian politycznych i społecznych zachodzących w Niemczech. Dużo miejsca autor poświęcił pracownikom merytorycznym archiwum i prowa­dzonym przez nich badaniom naukowym. W tym kontekście ukazał kształ­towanie się nowego typu archiwisty zaangażowanego politycznie, włącza­jącego się w niemieckie badania wschodnie (deutsche Ostforschung). From Hermann Hoogeweg to Hermann Gollub: history of the State Archive in Szczecin (Staatsarchiv Stettin). Review of the monograph by Maciej Szukła, Archiwum Państwowe w Szczecinie w latach 1919–1945. Ludzie i działalność, Archiwum Państwowe w Szczecinie, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w Warszawie , Szczecin–Warsaw 2019, pp. 269 The reviewed monograph gives a description of the history of the State Archives in Szczecin (Staatsarchiv Stettin) from the beginning of the First World War to the end of the Second Word War. Within that period the Archive had following directors: Hermann Hoogeweg (1913–1923), Otto Grotefend (1923–1930), Erich Randt (1930–1935) and Adolf Diestelkamp (1935–1945). During the Second World War Fritz Morré (1939–1941) and then Hermann Gollub (1941–1945) deputized for Adolf Diestelkamp when he did military service. The monograph take a look at how the Archive performed its typical functions (collecting, preserving, processing and providing access to archival materials) in the context of the political and social transformation in Germany. The author puts a lot of emphasis on professional working in the Archive and their academic research to show the emergence of a new type of politically engaged archivist who joined the studies on Eastern Europe (deutsche Ostforschung).

Biurowość w czasach pandemii. System EZD podczas epidemii… COVID-19 w jednostkach administracji samorządowej i rządowej w terenie

Artykuł powstał w oparciu o badania przeprowadzone w ramach realizacji projektu „Biurowość w czasach pandemii. Wpływ epidemii COVID-19 na informatyzację biurowości w administracji publicznej”, a jego głównym celem było określenie roli i znaczenia wykorzystania systemu EZD w okresie epidemii COVID-19 w jednostkach administracji samorządowej i rządowej w terenie. Na artykuł złożyły się – oprócz wprowadzenia i podsumowania – następujące części: System elektronicznego zarządzania dokumentacją (gdzie nakreślono w zarysie historię i prawne ramy wykorzystania systemów EZD w polskiej administracji), O badaniu (zawierającej opis poszczególnych etapów realizacji wspomnianego powyżej projektu badawczego i zgromadzonych danych), System EZD w badanych jednostkach – uwagi ogólne (w tej części omówiono proces wdrażania i wybrane aspekty użytkowania systemu EZD w jednostkach objętych badaniem), Organizacja pracy w czasie pandemii COVID-19 (przedstawienie praktycznych aspektów funkcjonowania urzędów w nowej, zmienionej pandemicznymi obostrzeniami rzeczywistości), System EZD w czasie pandemii (określenie roli systemu EZD w czasie epidemii koronawirusa SARS-CoV-2), Przygotowanie techniczne (ocena przygotowania technicznego oraz przybliżenie poczynionych inwestycji w sprzęt informatyczny niezbędny do pracy biurowej) oraz Przygotowanie merytoryczne (w tej części przedstawiono zapotrzebowanie urzędników na formy doszkalające). Office practices in times of pandemic. EDM system during COVID-19 outbreak in local and central government units in the field The article is based on research conducted under the project „Office practices in times of pandemic. The impact of the COVID-19 epidemic on digitization of office work in public administration”, and its main objective was to determine the role and importance of the use of EDM system during the COVID-19 outbreak in local and central government administration units in the field. The article comprises – besides the introduction and summary – the following parts: Electronic Document Management System (where the history and legal framework of the use of EDM systems in Polish administration is outlined), About the study (describing the different stages of the above mentioned research project implementation and the collected data), EDM system in the surveyed units – general observations (this part discusses the implementation process and selected aspects of the use of the EDM system in the surveyed units), Organization of work during the COVID-19 pandemic (presentation of practical aspects of operation of the units in the new reality, changed by the pandemic strictures), EDM system during the pandemic (definition of the role of the EDM system during the SARS-CoV-2 coronavirus epidemic), Technical preparation (assessment of technical preparation and approximation of the investments made in IT equipment necessary for office work), and Substantive preparation (this section presents the needs of officials for additional training).

Emocje, afekty, archiwa i selekcja. Ekscytujące drogi nowej humanistyki

Artykuł jest próbą wprowadzenia do polskiego obiegu naukowego i spopu­laryzowania teorii i założeń prezentowanych do tej pory głównie w litera­turze anglosaskiej, a dotyczących tematu afektywności (czy też emocjonal­nego aspektu) archiwów. W wyniku jakościowej analizy dotychczasowych badań oraz tekstów teoretycznych wskazano cztery obszary tematyczne, oferujące szczególnie ciekawe perspektywy dla badaczy i archiwistów: afekt i selekcja archiwalna; afekt i wykorzystanie archiwów; afekt i opis archiwalny; archiwa i trauma. Szczególnie wiele miejsca poświęcono war­tościowaniu dokumentacji i pozycjonowaniu archiwisty w tym procesie. Podjęto również próbę odniesienia tego typu badań do koncepcji nowej humanistyki. Emotion, affect, archives and selection. The exciting paths of the new humanities This article attempts to introduce and popularize in Polish academia the theories and assumptions, which have so far been presented mainly in the Anglo-Saxon literature on the subject, of the affectivity (or emotional aspect) of archives. Through a qualitative analysis of existing research and theoretical texts, four thematic areas were identified that offer particularly interesting perspectives for researchers and archivists: affect and archival selection; affect and archival use; affect and archival description; and archives and trauma. Particular attention has been given to appraising documentation and positioning the archivist in this process. An attempt is also made to relate this type of research to the concept of new humanities.

The sociomaterial in archivist practices from post-qualitative research perspective

Life in society shows that we are made up of several elements that shape us and associate us with the world. Thus, it is necessary to study theoretical perspectives that are able to highlight the role played by a diverse range of actors, configuring themselves as an assembly of things. However, it is quite common to consider that in archival practices, humans are generally perceived in a hegemonic way, whose objects/things, documents, are always passive to the action of these humans. I bring performativity and post-qualitative research to the theoretical debate, because I understand that objects/things must also be included in the analysis of a phenomenon, as they make up the process by which a given phenomenon unfolds. Methodologically I presented post-qualitative research, based on a non-anthropocentric view, unmasking the ways in which we are rooted in humanist ideologies, post-qualitative research offers a way of being in the world that fits and can engage the tangle that the world is. I believe that non-humans can be carriers of practices and have performances, just like humans. We need to show how the things that people do, make people do things. I do not intend to place objects/things above humans, or vice versa, but between them and vice versa. These objects/things can be used by us humans, but they can also use humans and influence, change an archival social practice, which then is no longer particularly human. Społeczno-materialny aspekt praktyki archiwalnej z perspektywy badań postjakościowych Życie w społeczeństwie pokazuje, że składamy się z wielu elementów, któ­re nas kształtują i wiążą ze światem. Konieczne jest zatem badanie per­spektyw teoretycznych, które są w stanie uwypuklić rolę, jaką odgrywają różnorodne podmioty, konfigurujące się jako zbiór rzeczy. Dość powszech­nie uważa się, że w praktyce archiwalnej ludzie są zazwyczaj postrzegani w sposób hegemoniczny, a przedmioty/rzeczy, dokumenty są zawsze bier­ne wobec działań ludzi. Autorka wnosi do debaty teoretycznej performa­tywność i badania postjakościowe, stawiając tezę, że przedmioty/rzeczy muszą również zostać włączone do analizy zjawisk, gdyż są elementami składowymi procesu, w ramach którego dane zjawisko się rozwija. Od strony metodologicznej przedstawiono badania postjakościowe, oparte na nieantropocentrycznym punkcie widzenia, obrazujące sposoby, w jakich je­steśmy zakorzenieni w ideologii humanistycznej; badania postjakościowe oferują sposób bycia w świecie, który wpisuje się w skomplikowany sys­tem, jakim jest świat, i umożliwia angażowanie się w jego działanie. Autorka stwierdza, że nie-ludzie mogą być nosicielami praktyk i odgrywać role, tak samo jak ludzie. Pokazuje, w jaki sposób powstaje interakcja między ludź­mi a przemiotami, które wykonują. Nie stawia przedmiotów/rzeczy ponad ludźmi, ani odwrotnie, ale w relacji pomiędzy nimi. Przedmioty/rzeczy mogą być używane przez ludzi, ale mogą też „używać” ludzi i wpływać na archi­walną praktykę społeczną, która wówwczas nie jest wyłącznie wytworem ludzi.

Nowa siedziba Archiwum Narodowego w Krakowie. Założenia funkcjonalne i użytkowe oraz koncepcja magazynu zbiorów archiwalnych z pasywną regulacją klimatu

Budynek archiwum państwowego to miejsce służące przede wszystkim długoterminowej ochronie materiałów archiwalnych. Musi także spełniać wymagania stawiane przyjaznej instytucji publicznej, związane z obsługą i zaspokajaniem różnorodnych potrzeb użytkowników w zakresie działalności prowadzonej przez archiwa. Pełnione przez archiwa funkcje determinują, już na etapie opracowywania koncepcji, a następnie dokumentacji projektowej, kwestie konstrukcji, wyposażenia oraz zastosowanych instalacji i technologii. Szczególne znaczenie w przypadku archiwum państwowego mają pomieszczenia magazynowe, służące przechowywaniu materiałów archiwalnych. W wypadku nowej siedziby Archiwum Narodowego w Krakowie, dla ośmiokondygnacyjnego segmentu magazynowego opracowano koncepcję z pasywną regulacją klimatu. Jest on wyodrębnioną strukturą, w której nie ma stałych stanowisk pracy, a pasywną stabilizację mikroklimatu zapewniono w znacznym stopniu przez przemyślane rozwiązania budowlane: dobrą izolację termiczną, wysoką szczelność przegród zewnętrznych oraz wykonanie powierzchni architektonicznych z porowatych materiałów o dobrej zdolność do wymiany pary wodnej. Temperatura we wnętrzu magazynu podąża za rocznym cyklem zmian temperatury na zewnątrz, a wilgotność względna utrzymuje się samoistnie na optymalnym poziomie około 50% przez znaczną część roku. W porze ciepłej powietrze jest osuszane. Suche warunki i niska w porze zimnej temperatura ograniczają szybkość degradacji materiałów archiwalnych. New building of the National Archive in Cracow. Functional and operational assumptions and the concept of archival holdings storage with passive climate control A state archive building is a place that serves primarily the long-term preservation of archival materials. It must also meet the requirements of a friendly public institution, which include serving and satisfying various user needs in the field of archival activity. The archives’ functions determine the construction, equipment, installation and technology considerations at the very conceptual stage and later in the design documentation. In case of a state archive, storage facilities used for the storage of archival materials are of particular importance. In case of the new building of the National Archive in Kraków, a concept involving passive climate control has been developed for the eight-storey storage segment. The storage segment is a separate structure, with no permanent workstations. The largely passive stabilization of the microclimate was ensured by well-thought-out construction solutions: good thermal insulation, high-performance external partitions and installation of architectural surfaces made of porous materials with good water vapor exchange capacity. Temperature inside the storage facility follows the annual cycle of external emperaturę changes, and relative humidity remains spontaneously at the optimum level of approximately 50% throughout much of the year. During the warm season, the air is dehumidified. Dry conditions and low temperatures in the cold season reduce the rate of degradation of archival materials.

Rola i zadania archiwów biznesowych w świetle dorobku Sekcji Archiwów Biznesowych Międzynarodowej Rady Archiwów a perspektywy rozwoju polskich archiwów biznesowych

Celem artykułu jest inicjacja dyskusji nad możliwościami rozwoju archiwistyki biznesowej w Polsce w świetle dorobku i corocznych konferencji Sekcji Archiwów Biznesowych Międzynarodowej Rady Archiwów (ICA SBA). Artykuł zawiera streszczenia 14 konferencji zorganizowanych w latach 2010–2021 oraz 4 monografii pokonferencyjnych wydanych przez ICA SBA. Dodatkowo w artykule szczegółowo omówiona została publikacja The International Business Archives Handbook stanowiąca jedno z najważniejszych osiągnięć w dotychczasowym dorobku międzynarodowej społeczności archiwistów biznesowych. Przegląd tematyki poszczególnych konferencji oraz dorobku piśmienniczego uwzględnia szeroką gamę zagadnień, takich jak: definicja i specyfika archiwum biznesowego; różnorodność modeli funkcjonowania archiwów biznesowych na świecie; rola archiwistów biznesowych i ich relacje z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami organizacji; wykorzystanie archiwów w marketingu i podnoszeniu wartości firm; organizacja projektów obchodów rocznicowych i badań historii korporacyjnych; relacja pomiędzy światem archiwów a światem innowacji, mediów społecznościowych i nowych technologii; rola archiwów w promocji zrównoważonego rozwoju oraz fundamentalne znaczenie etyki i zaufania w działalności archiwów biznesowych. Ostatnia część artykułu poświęcona została próbie diagnozy sytuacji i kierunków rozwoju archiwistyki biznesowej w Polsce, stanowiąc zaproszenie do podjęcia szerszej dyskusji na ten temat i aktywności polskich archiwistów na forum ICA SBA. The role and tasks of business archives in the light of the achievements of International Council on Archives Section on Business Archives and prospects for development of Polish business archives The aim of the article is to initiate a discussion about the potential for the development of business archives in Poland in the light of the achievements and annual conferences of the International Council on Archives Section on Business Archives (ICA SBA). The article includes summaries of 14 conferences organized between 2010–2021, as well as 4 publications containing conference proceedings published by ICA SBA. Additionally, the article discusses in detail the monograph entitled The International Business Archives Handbook, which to this day constitutes one of the most important achievements in the international community of business archivists. The review of literature and debates during individual conferences cover a wide range of topics including: definition and characteristics of the business archive; diversity of business archives models functioning around the world; the role of business archivists and their relations with internal and external stakeholders of the organization; potential use of archives in marketing and increasing the value of companies; organization of anniversary projects and corporate history writing; the relationship between the world of archives and the world of innovation, social media and new technologies; the role of business archives in promoting sustainable development; and the fundamental importance of ethics and trust in the business archives activities. The last part of the article is devoted to diagnosing the situation and potential for the development of Polish business archives and ends with an open invitation to a wider discussion and active participation of Polish archivists in the international forum of ICA SBA.